Wdrożenie systemu kontroli dostępu w rozwijającej się organizacji powinno być proste. Jednak dla wielu zespołów ds. bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach największą przeszkodą nie jest wybór odpowiedniej platformy. Jest nią czas i wysiłek potrzebne do skonfigurowania użytkowników, ról, dzierżawców i punktów dostępu, zanim będą mogli czerpać z tego jakiekolwiek korzyści.
W ciągu ostatniego roku rozmawialiśmy z klientami zarządzającymi różnymi rodzajami struktur – od rozproszonych zespołów terenowych po duże obiekty z wieloma lokalizacjami. Wyłonił się powtarzający się motyw: ręczne wdrażanie nowych pracowników spowalniało proces adopcji.
Aby sprostać temu wyzwaniu, wprowadziliśmy funkcję SMK Bulk Import. Dostępna bezpośrednio w internetowym portalu administracyjnym funkcja Bulk Import umożliwia administratorom masowe wdrożenie całej organizacji – w tym użytkowników i ról – w ramach jednego procesu. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych ani oczekiwania na pomoc przy wdrożeniu. Niezależnie od tego, czy dane są już uporządkowane, czy też rozproszone w istniejących systemach biznesowych, funkcja „Bulk Import” została zaprojektowana tak, aby Twoja organizacja mogła rozpocząć działalność w ciągu kilku minut, a nie dni.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Problem z ręcznym wdrażaniem nowych pracowników na dużą skalę
Do tej pory utworzenie nowej organizacji w systemie SMK wiązało się z koniecznością indywidualnego tworzenia każdego podmiotu za pośrednictwem portalu administracyjnego: dodawania użytkownika, przypisywania mu roli, przypisywania go do odpowiedniego dzierżawcy, łączenia go z drzwiami, do których ma uprawnienia, oraz powtarzania tego procesu setki razy. Praca ta była czasochłonna, a dla wielu zespołów korporacyjnych opóźniała to o kilka tygodni moment, w którym platforma zaczęła przynosić rzeczywistą wartość.
Koszt wdrożenia nie powinien decydować o tym, czy zostanie wprowadzony doskonały system kontroli dostępu. Funkcja importu zbiorczego całkowicie go eliminuje.
Dwa sposoby importowania: wybierz ten, który najlepiej pasuje do Twoich danych
Wprowadziliśmy dwie opcje importu zbiorczego, ponieważ rzeczywiste organizacje nie przechowują danych w ten sam sposób.
Opcja A: Skorzystaj z naszego szablonu. Pobierz wstępnie sformatowany plik CSV bezpośrednio z portalu. Wypełnij go, prześlij z powrotem i gotowe – możesz przystąpić do walidacji. Ta opcja zapewnia maksymalną kontrolę i przewidywalną strukturę, co jest idealnym rozwiązaniem, gdy tworzysz konfigurację swojej organizacji od podstaw.
Opcja B: Prześlij plik, który już posiadasz. Właśnie w tym zakresie funkcja importu zbiorczego naprawdę się sprawdza. Nie musisz dostosowywać danych do naszego formatu. Prześlij dowolny plik Excel lub CSV, z którego już korzystasz (np. eksport danych z działu kadr, listę najemców lub arkusz kalkulacyjny dotyczący obiektów), niezależnie od kolumn i układu, jaki ma ten plik. Nasza sztuczna inteligencja odczytuje nagłówki kolumn i próbkę danych, a następnie proponuje, w jaki sposób poszczególne kolumny mają być przypisane do pól SMK: „E-mail” do adresu e-mail, „Renter” do najemcy, a „Full Name” zostanie inteligentnie podzielone na imię i nazwisko.
Przez cały czas zachowujesz kontrolę. Zanim cokolwiek zostanie wygenerowane, widzisz przejrzysty podgląd mapowania wraz ze wskaźnikiem pewności dla każdej propozycji i możesz dostosować, zastąpić lub pominąć dowolną kolumnę. Sztuczna inteligencja zajmuje się żmudną częścią pracy, a ostateczną decyzję podejmujesz Ty.
Silnik mapowania rozpoznaje typowe warianty nazw pól w wielu językach, w tym w języku angielskim, estońskim i niemieckim. Automatycznie wykrywa również typy danych, takie jak adresy e-mail i numery telefonów, oraz ustala, który arkusz w skoroszycie zawierającym wiele zakładek zawiera dany rodzaj danych. Dla zespołów, których arkusze kalkulacyjne nie zostały stworzone z myślą o SMK, oznacza to różnicę między pięciominutowym importem a popołudniem spędzonym na zmianie formatowania.
Wbudowana walidacja, dzięki czemu nic nie przestaje działać na dalszych etapach procesu
Szybkość ma znaczenie tylko wtedy, gdy wynik jest poprawny. Niezależnie od wybranej ścieżki, funkcja „Bulk Import” przeprowadza tę samą weryfikację przed utworzeniem choćby jednego rekordu. Sprawdza, czy pola obowiązkowe są wypełnione i poprawnie sformatowane, a także czy wszystkie odniesienia są poprawne: rola przypisana do użytkownika musi faktycznie istnieć, a punkt dostępu przypisany do dzierżawcy musi rzeczywiście znajdować się na Twojej liście.
Otrzymujesz przejrzyste podsumowanie podglądu, w którym błędy blokujące są oddzielone od drobnych ostrzeżeń. Napraw błędy i prześlij dane ponownie bez utraty wierszy, które były już poprawne, lub pobierz raport o błędach, aby pracować nad nim w trybie offline. Po potwierdzeniu SMK tworzy wszystko w jednym przebiegu, wysyła e-maile z zaproszeniami do użytkowników i dzierżawców, korzystając z tego samego zaufanego procesu, co w przypadku indywidualnych zaproszeń, oraz zapisuje wpis w dzienniku audytowym, dokumentujący dokładnie, co zostało zaimportowane, przez kogo i kiedy.
Co to oznacza dla wdrożenia
Dla zespołu korporacyjnego zmiana jest prosta: wdrożenie użytkowników korzystających z mobilnych poświadczeń zajmuje teraz zaledwie kilka minut. Konfiguracja dla 500 osób, która kiedyś wydawała się przytłaczająca, sprowadza się teraz do jednego importu, który wystarczy sprawdzić i zatwierdzić. Administratorzy poświęcają czas na sprawdzanie podglądu zamiast ręcznego wprowadzania danych, a pracownicy natychmiast otrzymują zaproszenia do uzyskania dostępu.
Co równie ważne, obniża to koszty rozpoczęcia działalności. Ocena rozwiązania SMK nie wiąże się już z koniecznością podjęcia najpierw długotrwałego projektu wdrożeniowego; zamiast tego można przenieść istniejące dane organizacyjne i szybko rozpocząć działalność.
Pierwsze kroki
Funkcja importu zbiorczego jest już dostępna w portalu administracyjnym SMK. Zaloguj się, otwórz nową sekcję „Import zbiorczy” i wybierz odpowiednią opcję: pobierz nasz szablon, aby skonfigurować dane w sposób uporządkowany, lub prześlij własny plik, a sztuczna inteligencja sama go zinterpretuje.
Jeśli planujesz wdrożenie na większą skalę i potrzebujesz pomocy przy przygotowaniu danych, nasz zespół chętnie pomoże Ci określić zakres prac. Wdrożenie na dużą skalę przestało już być trudnym zadaniem.
