Die Einführung einer Zugriffskontrolle in einem wachsenden Unternehmen sollte unkompliziert sein. Für viele Sicherheitsteams in Unternehmen ist jedoch nicht die Auswahl der richtigen Plattform das größte Hindernis. Vielmehr sind es der Zeit- und Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um Benutzer, Rollen, Mandanten und Zugriffspunkte einzurichten, bevor sie einen Nutzen daraus ziehen können.
Im Laufe des vergangenen Jahres haben wir mit Kunden gesprochen, die alles von dezentralen Außendienstteams bis hin zu großen Veranstaltungsorten mit mehreren Standorten verwalten. Dabei kristallisierte sich ein wiederkehrendes Thema heraus: Die manuelle Einarbeitung verlangsamte die Einführung.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, haben wir den SMK-Massenimport eingeführt. Der Massenimport ist direkt im Web-Admin-Portal verfügbar und ermöglicht es Administratoren, eine gesamte Organisation einschließlich aller Benutzer und Rollen in einem einzigen Arbeitsablauf zu importieren. Eine manuelle Dateneingabe ist nicht erforderlich, und Sie müssen nicht auf Unterstützung bei der Implementierung warten. Ganz gleich, ob Ihre Daten bereits strukturiert sind oder über bestehende Geschäftssysteme verteilt sind – der „Bulk Import“ ist so konzipiert, dass Ihre Organisation innerhalb von Minuten statt Tagen einsatzbereit ist.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Das Problem beim manuellen Onboarding in großem Maßstab
Bislang bedeutete die Einrichtung einer neuen Organisation in SMK, dass jede Einheit einzeln über das Admin-Portal angelegt werden musste: einen Benutzer hinzufügen, ihm eine Rolle zuweisen, ihn dem richtigen Mandanten zuordnen, ihn mit den Türen verknüpfen, die er öffnen darf, und diesen Vorgang hunderte Male wiederholen. Diese Arbeit war zeitaufwendig, und für viele Unternehmensteams verzögerte sich dadurch die Nutzung des tatsächlichen Nutzens der Plattform um mehrere Wochen.
Die Einrichtungskosten sollten nicht darüber entscheiden, ob ein hervorragendes Zutrittskontrollsystem eingeführt wird. Der Massenimport macht diese Kosten vollständig überflüssig.
Zwei Möglichkeiten zum Importieren: Wählen Sie die für Ihre Daten geeignete aus
Wir haben zwei Möglichkeiten in den Massenimport integriert, da nicht alle Unternehmen ihre Daten auf dieselbe Weise verwalten.
Option A: Verwenden Sie unsere Vorlage. Laden Sie eine vorformatierte CSV-Datei direkt aus dem Portal herunter. Füllen Sie diese aus, laden Sie sie wieder hoch, und schon können Sie die Validierung durchführen. Dieser Weg bietet Ihnen maximale Kontrolle und eine vorhersehbare Struktur, was ideal ist, wenn Sie die Struktur Ihrer Organisation von Grund auf neu aufbauen.
Option B: Laden Sie die Datei hoch, die Sie bereits haben. Hier spielt der Massenimport seine Stärken voll aus. Sie müssen Ihre Daten nicht an unser Format anpassen. Laden Sie einfach jede Excel- oder CSV-Datei hoch, die Sie bereits verwenden (z. B. einen HR-Export, eine Mieterliste oder eine Tabelle mit Gebäudedaten), ganz gleich, welche Spalten und welches Layout diese aufweist. Unsere KI liest Ihre Spaltenüberschriften und eine Stichprobe der Daten aus und schlägt Ihnen anschließend vor, wie die einzelnen Spalten den SMK-Feldern zugeordnet werden sollen: „E-Mail“ zu „E-Mail“, „Mieter“ zu „Mieter“ und „Vollständiger Name“ wird intelligent in Vor- und Nachname aufgeteilt.
Sie behalten die ganze Zeit die Kontrolle. Bevor etwas erstellt wird, sehen Sie eine übersichtliche Vorschau der Zuordnung mit einem Zuverlässigkeitsindikator für jeden Vorschlag, und Sie können jede Spalte anpassen, überschreiben oder überspringen. Die KI übernimmt den mühsamen Teil, und Sie treffen die endgültige Entscheidung.
Die Mapping-Engine erkennt gängige Varianten von Feldnamen in verschiedenen Sprachen, darunter Englisch, Estnisch und Deutsch. Zudem erkennt sie Datentypen wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern automatisch und ermittelt, welches Blatt in einer Arbeitsmappe mit mehreren Registerkarten welche Art von Daten enthält. Für Teams, deren Tabellenkalkulationen nicht mit Blick auf SMK erstellt wurden, bedeutet dies den Unterschied zwischen einem fünfminütigen Import und einem ganzen Nachmittag, der für die Neuformatierung aufgewendet werden müsste.
Integrierte Validierung, damit es weiter unten zu keinen Problemen kommt
Geschwindigkeit spielt nur dann eine Rolle, wenn das Ergebnis korrekt ist. Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, führt der Massenimport dieselbe Validierung durch, bevor auch nur ein einziger Datensatz angelegt wird. Er überprüft, ob Pflichtfelder vorhanden und korrekt formatiert sind und ob alle Querverweise stimmen: Eine einem Benutzer zugewiesene Rolle muss tatsächlich existieren, und ein einem Mandanten delegierter Zugriffspunkt muss tatsächlich in Ihrer Liste enthalten sein.
Sie erhalten eine übersichtliche Zusammenfassung, in der schwerwiegende Fehler von geringfügigen Warnungen unterschieden werden. Beheben Sie die Fehler und laden Sie die Daten erneut hoch, ohne die bereits korrekten Zeilen zu verlieren, oder laden Sie einen Fehlerbericht herunter, um ihn offline zu bearbeiten. Sobald Sie bestätigen, erstellt SMK alles in einem Durchgang, versendet Einladungs-E-Mails an Ihre Benutzer und Mandanten über denselben vertrauenswürdigen Ablauf wie bei einzelnen Einladungen und erstellt einen Eintrag im Prüfprotokoll, der genau festhält, was von wem und wann importiert wurde.
Was dies für Ihre Einführung bedeutet
Für ein Unternehmensteam ist die Umstellung unkompliziert: Die Einbindung von Nutzern mit mobilen Zugangsdaten dauert nun nur noch wenige Minuten. Eine Einrichtung für 500 Personen, die früher als gewaltige Aufgabe erschien, lässt sich nun durch einen einzigen, geprüften und bestätigten Import erledigen. Ihre Administratoren verbringen ihre Zeit damit, eine Vorschau zu überprüfen, anstatt Datensätze manuell einzugeben, und Ihre Mitarbeiter erhalten ihre Zugangs-Einladungen umgehend.
Ebenso wichtig ist, dass sich dadurch die Einstiegskosten senken lassen. Die Evaluierung von SMK bedeutet nicht mehr, dass Sie sich zunächst auf ein langwieriges Einrichtungsprojekt festlegen müssen; stattdessen können Sie Ihre vorhandenen Organisationsdaten einbringen und sind schnell einsatzbereit.
Erste Schritte
Der Massenimport ist ab sofort im SMK-Web-Admin-Portal verfügbar. Melden Sie sich an, öffnen Sie den neuen Bereich „Massenimport“ und wählen Sie die für Sie passende Vorgehensweise: Laden Sie unsere Vorlage für eine strukturierte Einrichtung herunter oder laden Sie Ihre eigene Datei hoch und lassen Sie die KI diese für Sie zuordnen.
Falls Sie eine größere Einführung planen und Unterstützung bei der Aufbereitung Ihrer Daten benötigen, hilft Ihnen unser Team gerne bei der Planung. Die Einführung in großem Maßstab ist nun kein Problem mehr.
